יש דמיון גדול בין היום הראשון של בית ספר ליום הראשון בעבודה, והיום הראשון בכיתה א' מבטא זאת היטב. חווית היום הראשון בבית הספר מעיני הילד מתארות באופן נוגע ללב על ידי  עירית שריר, פסיכולוגית חינוכית.

‏אמא,אבא
‏עכשיו אני בכיתה א'. לכאורה ילד גדול. אני צריד ללמוד דברים
רבים: להגיע בזמן לכתה ,‏לשבת בשקט, להעתיק בדייקנות
ובמהירות מן הלוח אל המחברת, להשגיח על הילקוט ושאר חפצי
שלא ייאבדו, להסתדר עם חברי החדשים, לוותר, להמתין עד
שיגיע תורי ועוד. אני יודע שאתם סומכים עלי שאעמוד בכל
אלה, פחות או יותר.
‏אבל אמרתי- "לכאורה גדול" למעשה אולי בבית, לידכם אחזור
להתנהג כמו ילד מעט קטן, אולי אבכה לפעמים מרוב מתח, על
אף שכבר מזמן אינני בוכה סתם, אולי אצמד אליכם יותר מידי
כמו פעם כאשר באמת הייתי קטן, פשוט מפני שקצת מפחיד
להיות גדול פתאום ,עצמאי פתאום .
‏יתכן שאפילו אנבל את פי כדי להתפרק קצת, אכסוס ציפורניים,
אמצוץ אצבע ואולי אפילו ... ארטיב.
‏אינני מבטיח כמובן שכל זה אכן יקרה לי, אבל אם יקרה, אנא,
הבינו אותי אם לא אצליח לגדול בבת אחת בשתי המקומות: גם
בבית וגם בבית הספר- ואל תיבהלו.
‏ותרו לי קצת אם אתפנק, אחרי ככלות הכל, אתם ההורים שלי,
גם אתם מתוחים כאשר אתם מתחילים לעבוד במקום חדש אן
עוברים דירה.
‏אבל כפי שהתגברתם אתם, אתגבר גם אני, בטחו בי !
תודה על תשומת הלב.
הילד שלכם

למה להשקיע בקליטת עובד חדש ועל פני כמה זמן?
הספרות והחיים מלאי עצות איך להיכנס לכיתה א', והשיר הזה הוא תזכורת לכולנו עד כמה קשים ומורכבים הימים הראשונים בעבודה החדשה. ארגונים עסוקים ומשקיעים בתהליכי למידה התומכים  בקליטה מיטבית של עובד בארגון כחלק מעיסוק מרכזי שמוטל על יחידת משאבי האנוש בארגון. אנו נתמקד בתהליכי הלמידה הנדרשים לקליטת עובד חדש בארגון.
לכאורה, קליטת עובד חדש באופן  מיטבי נחשב טריוויאלי ושחוק. מצד שני בארגונים רבים אין אסטרטגיה ברורה והוליסטית באופן שבו נקלט עובד חדש, בטח לא כזו שמשקללת את מרכיבי ה"משאבי אנוש" אל מול המרכיבים הלימודיים- התפתחותיים, וכזו הפורסת את התהליך על פני זמן.
כדי לבנות מערכת כזו צריך להתבונן על זמן ממוצע שבו נחשיב את העובד כ"נקלט". בעולם נהוג מאוד לדבר על 90 הימים הראשונים כמושג מפתח לזמן הממוצע שבו עובד נחשב לפרודוקטיבי.  נתוני יעילות במחקר לדוגמה שבוצע לפני כעשור, הציגו את התפתחות הפרודוקטיביות של עובד על פי הזמנים הבאים (ברור שיש שונות עצומה בין תפקידים שונים, ארגונים שונים ואנשים שונים):

שבוע 0-2  25%
שבועות 5-8 - 50%
שבועות 9-12 - 75%
לאחר 12 שבועות - 100%

ארגונים רבים בארץ ובעולם לא משיקיעים בבניית תכניות קליטת עובד (NEO) באופן ברור, זאת למרות שהוכח שוב ושוב הערך העסקי האדיר. קליטה מיטבית מביאה את העובד ליעילות בזמן הקצר היותר, מאפשרת לו לקלוט את התרבות הארגונית ואת היכולת להנחיל את כלל המסרים מנהליים בצורה "קלה" וברת ספיגה ועשויה לשפר את אחוזי ההישארות של העובד בארגון ב- 25% ולהשפיע במיוחד בארגונים שיש בהם אחוזי עזיבה גבוהים. לקליטה הראשונית יש משמעות אדירה בתשתית שהיא "מקבעת" אצל העובד באופן שבו הוא תופס את הארגון ואת התפקיד. בפועל, בסקר בנושא דיווחו רוב העובדים כי לא חשו שתכנית הקליטה התייחסה אליהם באופן ספציפי מבחינת מיקום, תפקיד, דרג או תרבות.

קליטת עובד חדש - תהליך בן  100 ימים
כיוון שלמידה ארגונית ברמת הפרט מתממשת כאשר נוצר שינוי קבוע יחסית בהתנהגות הפרט או בהבנתו את המשימות הארגוניות, בעקבות הכשרה התנסות או ניסיון, ברי ברור ששינוי הנובע מהסתגלות זמנית אינו נחשב לתוצאה של למידה. ואן מאנן ניסה לתאר את הדפוס השיטתי של למידה ארגונית בקרב הפרט כהתפתחות של שלושה שלבים: שלב מכין - סטאג' שלב בו נבנית התאמה בסיסית לארגון ולתפקיד. נלמדות מיומנויות יסוד, ונרכשות ציפיות עיקריות וכלליות. שלב התמקמות - בשלב זה נוצר הקשר בין היכולות המקצועיות של הפרט לבין ביצועיו הארגוניים חניכה תדרוכים, רכישת ניסיון ע"י הפרט באמצעות ביצוע בפועל של התפקיד הפרט מקבל תמונה בהירה יותר באשר למיקומו בארגון מבין את החוקים הסטנדרטים ויתר כללי המשחק המכוונים את הארגון. שלב ניהול התפקיד - שלב ההבשלה לחיי הארגון ולשינויים הנדרשים בו מתוך התמצאות ושליטה במקצוע, תהליכי עבודה ובפוליטיקה הפנימית בארגון. בשלב זה יש השפעה על המשימות המתוכננות ופחות על למידת מיומנויות חדשות על מנת לתכנן להפיק לקחים ולקבל אחריות.  מעניין להתיחס למודל כזה אל מול אותם 90 ימים שבהם הוא אמור להפוך לעובד פרודוקטיבי.

מכאן שיש לפתח פתרונות למידה בהתפרסות על שלוש תקופות מרכזיות

1.  מתחת לאפס
ישנם לא מעט תהליכי למידה וחיבור ארגוני אותם אפשר וניתן לספק לפני היום הראשון בתפקיד, כאשר העובד בשיא המוטיבציה והסקרנות. כבר בראיון עבודה או מרכז הערכה אפשר להעביר חומרים ראשוניים, לאחר שהעובד חתם על חוזה הוא יכול כבר לעיין בחומרים רבים, והנכון ביותר יהיה לבנות לו "כיתה הפוכה" שתאפשר לו ללמוד עוד לפני תחילת העבודה הרשמית.


2.  החודש הראשון: 0-30
בניית החודש הראשון היא הקריטית ביותר. יש להתייחס ליום הראשון במיוחד ולשאוף להפוך אותו ליום משמעותי! תמהיל הכלים של החודש הראשון יכלול לרוב ערכת קליטה (פעמים רבות חלקה מתוקשבת) , הצמדה לעיתים של חונך, ושיחה עם מנהל. היום ברור עד כמה היבטים חברתיים- אישיים מסייעים ליכולת להיקלט כראוי ולצידם, מה שמסייע להקטנת "הלם הקרב" הוא מענה טוב לאינספור שאלות תפעוליות   how to שהן טבעיות מאוד לשלב זה. יש ארגונים שמשקיעים ומצליחים בבניית סביבות מתוקשבות ייעודיות לעובדים חדשים שנותנות תשובות לכל השאלות המנהליות שמתעוררות בחודש הראשון ויש אחרים שמקצים גורם ייעודי רק להיבט הזה. אחד האתגרים הגדולים בשלב הזה הוא האפשרות לתת לעובד את תחושת הבטחון שהוא יכול להגיד מה הוא לא יודע.. לצערנו, רוב העובדים לא שואלים שאלות חשובות בחודש הראשון רק בגלל שלא חשו סביבה בטוחה מספיק לטעות ולהיות "טיפש".


3. מתבססים: 30-100
זו תקופה שבה על אנשי ההדרכה לחפש הזדמנות או שתיים בהם אפשר לעשות עוד "סיבוב של רפלקציה והתמקצעות". מדובר במנגנונים קטנים המאפשרים אבחון מהיר שמאפשר "סיבוב של שיפור". תקופת ההתבססות היא קריטית לעצב לעובד תפיסת התפתחות ארגונית ברורה, ולהתעקש על הזדמנות לרפלקציה על שלושת החודשים הראשונים. בסוף 100 הימים נכון יהיה לאפשר לעובד לבנות לעצמו מפת התמקצעות אישית קדימה. כדי לא לאבד מגע עם העובד בשלב הזה כדאי להציע לעובד להצטרף ל"מועדון השנה הראשונה" -קבוצת עמיתים במצב זהה, שמוצע להם להפגש אחת לחודש חודשיים וללבן יחדיו סוגיות תפקודיות וארגוניות משותפות.

קליטת עובד חדש - תהליך עם הרבה שחקנים
אי אפשר לבנות אסטרטגיה לקליטת עובד חדש מיטבי מבלי להגדיר את מפת השחקנים שמלווה את אותו תהליך. כאן יש חשיבות רבה לאפשרות לזימון עמית לעבודה מצד אחד שנדרש לסייע בהיבטים חברתיים ("אתה לא לבד"), ארגוניים, מקצועיים ראשוניים ובד בבד לראות איך המנהל ישיר או עמית מקצועי אחר מאפשרים לשלב הפרטני בקליטתו של העובד להיות במיטבו. בעולם אידיאלי היינו רוצים שהמנהל הישיר יהיה מסוגל להקדיש זמן להיבטים מקצועיים ולהוות דמות להזדהות המקנה ידע, ערכים ונורמות, כל זאת בתהליך מתמשך עם מפגשי חניכה תכופים המאפשרים למנהל לנתח מה העובד לא יודע שהוא לא יודע. במציאות קשה מאוד למנהלים להתפנות לתהליך הזה גם תפיסתית וודאי יישומית בהקצאת זמן "נטו" להבשלה הכל כך הכרחית של עובד חדש. קיומם של מספר שחקנים מוגדרים יכולה לסייע להורדת ה"נטל" אבל ללא תפיסת אחריות של הסביבה הארגונית ורתימה אמיתית שלהם, יקרסו תכניות הקליטה השונות.

זהירות- יום אורינטציה
כמעט בכל הארגונים מתנהל אירוע כמעט זהה שנקרא "יום אוריינטציה" ומועבר כמה פעמים בשנה. בעולם אידיאלי העובד אמור לקבל את ההדרכה הנדרשת מיד עם זיהוי הצורך. בחיים האמיתיים לוקח לעיתים זמן עד שהעובד משתתף באירוע למידה, וזהו אחד המקרים האלו. אם הוא אמור להשתתף ביום כזה והתנאי לקיום הקורס הוא 10 משתתפים יחכה העובד ליום האורייטנציה  לעיתים שבועיים, לעיתים חודשיים... עד שיימצא הלומד העשירי. תהליכי למידה מנוהלים היטב אמורים לקצר ככל האפשר את זמן ההמתנה וחייבת להיות התייחסות לחודש הראשון ותהליכי הלמידה בהם מבלי קשר ליום האוריינטציה. בנוסף יום אוריינטציה בארגונים רבים הוא יום משמים, שבו נמסרים חומרים טכניים במהותם. מפגש פנים אל פנים כמו יום אוריינטציה צריך לנצל את הנוכחות פנים אל פנים, לא לטובת תכנים מנהליים או רגולטוריים אלא לטובת הנגשה של התרבות הארגונית, אפשרויות ההתפתחות בארגון

קליטת עובד חדש- ואם אני גלובלי?
קליטת עובד חדש מורכבת יותר כאשר מדובר בארגון גלובלי: לגוף משאבי אנוש תפקיד חשוב בקבלת ההחלטות בתחום ניהול התרבות בארגון הגלובלי. בידיו הכלים לקבוע האם הערכים המובילים את החברה יהיו ערכים המטפחים שונות למשל או אחידות, האם תרבות ה- corporate היא זו שתוטמע בשלוחות הארגון או שתרבות ארץ היעד תכוון את הפעילות בשלוחה. מחקר בתחום הניהול הבינ"ל מראה כי סובלנות לשונות בינתרבותית בארגון הגלובלי , שימור של מדיניות ופרקטיקות מקומיות בארצות הפעילות השונות מוסיפים ערך לארגונים שלהם. מנהלים אלה מציינים, כי זהות מקומית חזקה הייתה חשובה למשל לשימור הלקוחות שלהם בארצות היעד.  לעומתם, טוענים המצדדים באחידות וביישום ערכי corporate בכל שלוחות הארגון בעולם, כי מוצבים היוצאים לתפקיד מטעם החברה לארץ יעד אחרת  (Expatriates ) מביאים עימם את תרבות ה"בית" וארגון האם מטעמו נשלחו. הם משקפים את הערכים והתרבות של ארגון זה והזדהות זו מסייעת להם בהקמה של פעילות בארץ היעד ובהעלאת המודעות לארגון האם בסביבה החדשה.

עוד ועוד ועוד חומרים על קליטת עובד חדש:

מאמרי הניוזלטר שלנו על קליטת עובד חדש מלפני כעשור ויותר
http://www.e-learning.co.il/nl_0206_3.htm
http://www.e-learning.co.il/nl_0507_6.html

קליטת עובד חדש- blended learning
http://www.trainingfolks.com/blog/bid/268995/Corporate-Training-Tips-for-Creating-a-Blended-Learning-Onboarding-Training-Program-for-New-Employees

טיפים לקליטת עובד חדש והשגיאות שיש להימנע מהם
http://www.talentlms.com/blog/employee-onboarding-training/
https://www.td.org/Publications/Blogs/L-and-D-Blog/2012/12/Beyond-the-Basics-Tips-to-Create-An-Exceptional-and-Comprehensive-Onboarding-Program
http://m.hcamag.com/opinion/best-practices-for-new-employee-onboarding-176865.aspx
https://www.td.org/Publications/Magazines/TD/TD-Archive/2012/09/New-Hire-Onboarding-Common-Mistakes-to-Avoid
https://www.td.org/Publications/Blogs/Career-Development-Blog/2014/10/Tips-for-Creating-a-Successful-Onboarding-Framework

תעדוף והשקעה של ארגונים בקליטת עובד חדש
https://www.td.org/Publications/Magazines/TD/TD-Archive/2013/12/Onboarding-Has-Become-a-Major-Priority

חוויה דיגיטלית מיטבית לקליטת עובד חדש
https://www.td.org/Publications/Blogs/Learning-Technologies-Blog/2013/10/Creating-Digital-Onboarding-Experiences-That-Stick

איך לא מבזבזים קליטת עובד חדש?
http://www.huffingtonpost.com/margaret-jacoby/onboarding-employees-waste-of-time_b_7152454.html